Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Omnia Co verpflichtet sich zum Schutz Ihrer persönlichen Daten. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, weitergeben und schützen, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Daten, die wir erheben

Wir erheben folgende Arten personenbezogener Daten:

• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, besuchte Seiten, Zugriffszeitpunkte
• Kommunikationsdaten: Nachrichten, die Sie über Kontaktformulare senden
• Cookie-Daten: Präferenzen und Sitzungsinformationen (siehe Cookie-Richtlinie)
• Mandatsdaten: Bei Mandatserteilung alle relevanten Dokumente und Informationen für die notarielle Dienstleistung

2.2 Wie wir Daten erheben

• Direkt von Ihnen, wenn Sie Kontaktformulare ausfüllen oder uns kontaktieren
• Automatisch durch Ihre Nutzung unserer Website (Cookies, Server-Logs)
• Von Dritten, wenn Sie uns durch Partner vermittelt werden
• Im Rahmen der Mandatsabwicklung durch von Ihnen bereitgestellte Dokumente

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Für Marketing-Kommunikation und optionale Cookies
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Zur Erbringung unserer notariellen Dienstleistungen
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Für die Website-Analyse und Geschäftsbetrieb
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Für die Einhaltung steuerlicher und regulatorischer Anforderungen

4. Verwendungszwecke

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

4.1 Dienstleistungserbringung

• Bearbeitung und Durchführung notarieller Beurkundungen
• Kommunikation bezüglich Ihrer Mandate
• Koordination mit Behörden und anderen beteiligten Parteien
• Archivierung von Dokumenten gemäss gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

4.2 Geschäftsbetrieb

• Beantwortung von Anfragen und Bereitstellung von Informationen
• Verbesserung unserer Website und Dienstleistungen
• Durchführung von Zufriedenheitsumfragen
• Interne Buchhaltung und Geschäftsverwaltung

4.3 Marketing (nur mit Ihrer Einwilligung)

• Versendung von Newslettern und Informationen zu unseren Dienstleistungen
• Benachrichtigung über relevante Rechtsänderungen

4.4 Rechtliche Verpflichtungen

• Einhaltung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
• Erfüllung regulatorischer Anforderungen für Notare
• Schutz vor Rechtsansprüchen und deren Durchsetzung

5. Datenweitergabe

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur in folgenden Fällen weiter:

5.1 Dienstleister

Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen, die uns bei folgenden Aktivitäten unterstützen:

• Website-Hosting und IT-Infrastruktur
• Übersetzungsdienste für internationale Mandate
• Buchhaltung und Steuerberatung

Alle Dienstleister sind vertraglich zur Wahrung der Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die Daten nur gemäss unseren Weisungen verarbeiten.

5.2 Behörden

Im Rahmen notarieller Pflichten geben wir Daten an zuständige Behörden weiter, wie z.B. Grundbuchämter, Handelsregister oder Steuerbehörden.

5.3 Rechtliche Anforderungen

Wir können Daten offenlegen, wenn dies zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen, zum Schutz unserer Rechte oder zur Verhinderung von Betrug erforderlich ist.

6. Datenspeicherung und Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Kontaktformulare: 3 Jahre nach letztem Kontakt
• Mandatsdokumente: 10 Jahre (notarielle Aufbewahrungspflicht)
• Buchhaltungsunterlagen: 10 Jahre (steuerrechtliche Pflicht)
• Marketing-Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung
• Website-Nutzungsdaten: Maximal 26 Monate

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten sicher gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Datensicherheit

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen:

• Verschlüsselung: SSL/TLS-Verschlüsselung für die Datenübertragung, AES-256 für gespeicherte Daten
• Zugriffskontrolle: Strenge Zugriffsrechte und Authentifizierung für alle Systeme
• Physische Sicherheit: Gesicherte Server-Standorte und Archive mit Zugangskontrollen
• Backup-Systeme: Regelmässige verschlüsselte Backups an mehreren Standorten
• Mitarbeiterschulung: Regelmässige Schulungen zum Datenschutz
• Sicherheitsaudits: Jährliche Überprüfung durch externe Sicherheitsexperten

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter:

[email protected]

Wir werden Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen bearbeiten.

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstösst.

Zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz:

10. Internationale Datenübermittlung

Ihre Daten werden hauptsächlich in der Schweiz verarbeitet. In bestimmten Fällen können Daten auch in andere Länder übermittelt werden, insbesondere:

• Bei internationalen Mandaten mit grenzüberschreitenden Aspekten
• Durch Nutzung von Dienstleistern mit Servern in der EU

Für Übermittlungen ausserhalb der Schweiz und der EU/des EWR stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, beispielsweise durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

11. Minderjährige

Unsere Dienstleistungen richten sich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen. Sollten wir feststellen, dass wir versehentlich Daten von Minderjährigen erhalten haben, werden wir diese umgehend löschen.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um Änderungen in unseren Praktiken oder aufgrund rechtlicher Anforderungen zu reflektieren. Wesentliche Änderungen werden wir auf unserer Website bekannt geben. Wir empfehlen, diese Seite regelmässig zu besuchen, um über unsere Datenschutzpraktiken informiert zu bleiben.

13. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns bitte: